Kurzanleitung für die Aufgabennachverfolgung: Aufgaben direkt während der Sitzung erfassen, Personen zuordnen und behalten, wer woran arbeitet.

Auf der Startseite trägst du links die klassischen Protokoll-Angaben ein: Datum, Teilnehmer, Sinn/Zweck der Sitzung, Projekt und Notizen. Teilnehmer wählst du über den Button „Teilnehmer hinzufügen“ aus einem durchsuchbaren Auswahlfenster aus – praktisch auch bei sehr vielen Kontakten. Bereits ausgewählte Personen erscheinen als Chip und lassen sich durch Anklicken wieder entfernen.

Rechts erfasst du beliebig viele Aufgaben: Beschreibung, verantwortliche Person, Deadline und Priorität. Bei „Verantwortlich“ stehen nur Personen zur Auswahl, die du oben bereits als Teilnehmer der Sitzung hinzugefügt hast – so bleibt die Zuordnung konsistent zum Termin.

Über „Speichern & Protokoll senden“ wird die Sitzung gespeichert und automatisch eine Sammel-Mail (mailto) an alle Teilnehmer mit E-Mail-Adresse geöffnet, die das komplette Protokoll (Kontext, Notizen, Teilnehmerliste) und alle erfassten Aufgaben inkl. Verantwortlichkeit, Deadline und Priorität zusammenfasst. Zusätzlich erscheint für jede Person mit zugeordneten Aufgaben ein eigener E-Mail-Entwurf zum gezielten Verschicken ihrer persönlichen Aufgaben.

Die Aufgabenliste zeigt alle Aufgaben aus allen Sitzungen in einer Tabelle. Standardmäßig sind nur offene (inkl. überfälliger) Aufgaben sichtbar – erledigte Aufgaben sind ausgeblendet, lassen sich aber über den Status-Filter jederzeit einblenden ("Alle Status" oder "Erledigt"). Über die Filterleiste kannst du außerdem nach Person und Projekt einschränken sowie per Suchfeld nach Stichwort filtern. Jede Spaltenüberschrift ist anklickbar und sortiert danach (erneuter Klick dreht die Richtung um). Unten in der Liste lässt sich die Seitengröße einstellen (Standard: 10 Aufgaben pro Seite).

Ganz rechts öffnet das Kebab-Menü (⋮) je Aufgabe vier Optionen:

Statusänderung – schaltet die Aufgabe direkt zwischen „Offen“ und „Erledigt“ um.
Erinnerung – öffnet eine E-Mail (mailto) mit einem Erinnerungstext zu genau dieser Aufgabe.
Erinnerung (alle) – öffnet eine E-Mail mit allen offenen Aufgaben dieser Person aus derselben Sitzung.
Ändern – öffnet ein Fenster, in dem sich alle Details der Aufgabe (Beschreibung, Verantwortlich, Deadline, Priorität, Status) bearbeiten lassen. Auch hier stehen bei „Verantwortlich“ nur die Teilnehmer der jeweiligen Sitzung zur Auswahl.

Die Spalte „Letzte Erinnerung“ zeigt automatisch das Datum der zuletzt versendeten Erinnerung für diese Aufgabe. Eine Aufgabe gilt als „Überfällig“, wenn sie noch offen ist und ihre Deadline in der Vergangenheit liegt – das wird automatisch berechnet und ist kein eigener gespeicherter Status.

Hier verwaltest du die Kontakte (Name, E-Mail) und Projekte, die dir in der Sitzungserfassung und Aufgabenliste zur Auswahl stehen. Beide Listen sind paginiert (Standard: 10 Einträge pro Seite, umschaltbar), damit es auch bei vielen Kontakten oder Projekten übersichtlich bleibt.

Über „Excel exportieren“ sicherst du die komplette Datenbank (Kontakte, Projekte, Sitzungen, Aufgaben) als xlsx-Datei. Beim Import stehen zwei Varianten zur Verfügung: „Excel importieren (ersetzen)“ liest eine Datei ein und ersetzt damit den aktuellen lokalen Datenstand vollständig. „Excel importieren (hinzufügen)“ ergänzt stattdessen Datensätze aus einer oder mehreren ausgewählten Dateien zum bestehenden Stand, ohne etwas zu löschen – so lassen sich z. B. Exporte mehrerer Kolleg:innen zusammenführen. Bereits vorhandene Kontakte (gleiche E-Mail-Adresse) und Projekte (gleicher Name) werden dabei automatisch erkannt und nicht doppelt angelegt.

Automatisches Speichern: In Chrome oder Edge (Mac & PC) kannst du zusätzlich eine Excel-Datei auswählen oder neu anlegen, in die danach jede Änderung automatisch gespeichert wird – ganz ohne manuellen Export. Nach einem Neustart des Browsers muss die Verbindung einmalig per Klick bestätigt werden. In Safari, Firefox sowie auf iPhone/iPad steht diese Funktion nicht zur Verfügung; dort bleibt es beim manuellen Export/Import.

Alle Daten zurücksetzen: Der Button löscht unwiderruflich alle Kontakte, Projekte, Sitzungen und Aufgaben aus der lokalen Datenbank. Aus Sicherheitsgründen wird das zweimal abgefragt – vorher lohnt sich ein Excel-Export als Sicherung.

Das Tool läuft vollständig im Browser und speichert alle Daten lokal – eine Internetverbindung ist für die normale Nutzung nicht erforderlich. Auf dem iPad kannst du die Datei zum Home-Bildschirm hinzufügen, um sie wie eine eigene App zu öffnen.